O local de trabalho moderno: dominando a comunicação e a colaboração

As forças de trabalho estão mais distribuídas do que nunca.

Muitos funcionários modernos trabalham remotamente de suas casasespaços de trabalho e até de uns botecos. Outros trabalham em movimento, viajando regularmente entre diferentes cidades e escritórios.

Já é comum os colegas de trabalho estarem em lugares diferentes, em horários diferentes e se vendo de forma intermitente.

Os locais de trabalho distribuídos exigem uma maneira atualizada de pensar sobre comunicação e colaboração. Neste artigo, veremos o local de trabalho moderno, o compartilhamento entre equipes, a tecnologia de comunicação e como incentivar a colaboração.


Qual é o local de trabalho moderno?

O local de trabalho moderno não é um local único. Pelo contrário, é uma rede de locais em constante evolução que conecta membros de uma organização. O local de trabalho moderno é melhor descrito como um espaço flexível, dinâmico e colaborativo, alimentado pela tecnologia na qual o trabalho é realizado.

A transformação e a adaptação digital contínua agora impulsionam o sucesso da maioria dos processos de negócios, capacitando as equipes a fazer mais com menos. Isso significa que os trabalhadores modernos não estão vinculados a nenhum conjunto específico de ferramentas e estão prontos para mudar quando necessário.

O local de trabalho moderno possui 4 pilares, cada um dos quais é necessário para funcionar corretamente:

1) Transparência: o local de trabalho deve ser otimizado, funcionando sem atritos e com interconexão completa entre cada membro da força de trabalho e em todas as divisões.

2) Disponibilidade: o local de trabalho deve estar disponível sem falhas. Uma força de trabalho moderna deve ter acesso a ela a qualquer momento e em qualquer lugar, estejam eles trabalhando em escritórios ou se comunicando como trabalhadores remotos.

3) Flexibilidade: o local de trabalho não pode ser vinculado a nenhum local (ou fuso horário). Uma força de trabalho moderna deve ter flexibilidade geográfica. O tradicional horário de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h, não pode ser forçado a uma equipe que trabalha em diferentes fusos horários e culturas.

4) Habilitação: O local de trabalho deve capacitar as equipes com as ferramentas necessárias para obter o melhor desempenho. Um local de trabalho moderno não deve apenas alocar recursos adequados para novas ferramentas, mas também acompanhar o treinamento.

Colaboração X comunicação

O primeiro passo para dominar a comunicação e a colaboração no ambiente de trabalho moderno é entender o que eles significam.

Tanto a comunicação quanto a colaboração dependem do compartilhamento. No entanto, a principal diferença é que "a comunicação é sobre o compartilhamento de informações e a colaboração é sobre o compartilhamento do resultado".

Para dominar a comunicação, os locais de trabalho modernos devem conhecer e aplicar adequadamente seu ciclo de comunicação; para dominar a colaboração, eles também precisam da ferramenta de colaboração certa.


Laços de comunicação

A metodologia de comunicação ideal contém três seções: um laço interno, um laço externo e um laço aberto.

Cada um desses laços é alimentado por suas próprias ferramentas exclusivas, projetadas para otimizar a comunicação dentro desse laço específico.

O laço interno: o laço interno inclui todas as pessoas com as quais um funcionário trabalha consistentemente, geralmente em projetos principais e em sua divisão. Essas pessoas costumam ser chamadas de equipe ou grupo de trabalho.

O laço externo: o laço externo inclui o restante da organização. Essas pessoas recebem as mesmas mensagens em toda a organização, tornando este um ciclo útil para liderança e recursos humanos.

O laço aberto: o laço aberto inclui todos os outros. Ajuda os funcionários a se comunicarem com fornecedores, clientes, terceirizados e qualquer outra pessoa que não seja empregada pela organização.

Ferramentas de colaboração para gerenciar a comunicação da equipe

Depois que as equipes entenderem seus ciclos de comunicação, elas usarão a Ferramenta de colaboração certa para compartilhar não apenas informações, mas também resultados. A seguir, estão quatro opções diferentes de Ferramentas de colaboração para as organizações:

Opção 1

Trabalhos internos: Trello - Amplamente considerado uma ferramenta de produtividade, o Trello permite a comunicação de gerenciamento de projetos e tarefas.

Trabalhos externos: Slack - O Slack é uma plataforma de colaboração de formato livre que funciona bem tanto em equipes individuais quanto em uma organização.

Trabalhos abertos: Thunderbird - O email permite uma comunicação rápida e simples. O Mozilla Thunderbird é um cliente de email multiplataforma gratuito e de código aberto, criado pela mesma equipe responsável pelo Firefox.

Opção 2

Trabalhos internos: Chat do Hangouts - Combinando mensagens instantâneas com videoconferência, o Hangouts Chat se tornou uma ferramenta de comunicação surpreendentemente robusta.

Trabalhos externos: Google Sites - Uma ferramenta muitas vezes esquecida para criar intranets, o Google Sites é ideal para compartilhar informações e funciona bem com o Google Drive.

Trabalhos abertos: Gmail - o Gmail é um serviço de e-mail que se integra a todo o pacote de negócios do Google para facilitar a colaboração (e reduzir o spam).

Opção 3

Trabalhos internos: Jira - Embora tenha sido originalmente projetado para desenvolvimento de software, o rico conjunto de recursos do Jira o torna uma plataforma de colaboração ideal para equipes que gerenciam produtos complexos em um ambiente ágil.

Trabalhos externos: Workplace by Facebook - O Workplace é uma plataforma de colaboração relativamente nova criada pelo Facebook. Ele permite que os usuários se comuniquem em grupos e também diretamente, com um espaço comum para organizações grandes e pequenas.

Trabalhos abertos: Zoho Mail - Esta solução de e-mail faz parte do Zoho Workplace e foi projetada com usuários de negócios em mente.

Opção 4

Trabalhos interno: AgileIT - A Microsoft introduziu silenciosamente o Teams como uma ferramenta de mensagens instantâneas e colaboração no espaço de trabalho em 2017 e rapidamente vinculou recursos de todos os aplicativos de escritório, incluindo chamadas digitais, reuniões com IA e ferramentas de gerenciamento de projetos em grupo. Em julho de 2018, eles anunciaram uma versão gratuita com todos os recursos para até 300 usuários .

Trabalhos externos: Yammer - Originalmente lançado como uma rede social no local de trabalho, o Yammer é uma alternativa útil às intranets estáticas da empresa, possibilitando o compartilhamento de informações em toda a empresa.

Trabalhos abertos: Outlook - como o Gmail, o Outlook é poderoso por sua profunda integração com o Microsoft Office, bem como com o Skype e o OneDrive.


Como escolher a Ferramenta certa

As opções compartilhadas acima são todas bos escolhas, mas incluem apenas um subconjunto de ferramentas disponíveis. Ao escolher a ferramenta para sua organização, lembre-se do seguinte:

Interconectividade: as ferramentas devem funcionar bem juntas. Eles devem integrar-se facilmente e permitir facilidade de movimento de um para outro.

Acessibilidade: as forças de trabalho usam dispositivos diferentes, e as ferramentas devem estar disponíveis para todos os dispositivos. Geralmente, essa é uma decisão mais fácil se a organização fornecer dispositivos de trabalho predefinidos. 

Confiabilidade: As ferramentas devem funcionar mesmo quando o ambiente de trabalho falha. Em outras palavras, as ferramentas devem funcionar mesmo se surgirem problemas de conexão. A força de trabalho precisa ter acesso ao seu espaço de trabalho, seja em casa, no escritório ou voando sobre o oceano.

Eficácia: se os funcionários não gostam ou não podem usar ferramentas, eles são inúteis. As ferramentas devem ser intuitivas, fáceis de usar e fáceis de implementar.

Como incentivar a colaboração

Escolher a pilha de tecnologia certa é apenas um passo para dominar a colaboração e a comunicação. Mas não para por aí. A gerência deve adotar medidas adicionais para incentivar a colaboração:

Lidere pelo exemplo: a força de trabalho seguirá seus líderes. Quando os funcionários veem o gerenciamento usando ferramentas e trabalhando duro para colaborar, é mais provável que façam o mesmo. Por outro lado, a comunicação e a colaboração sofrem quando a liderança lhes confere pouca importância visível.

Defina metas SMART: esse acrônimo significa Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e baseado em Tempo. A gerência deve definir metas SMART para promover o uso da tecnologia, quebrar gelos e abrir linhas de comunicação.

Comemore metas alcançadas: é importante reconhecer os objetivos da equipe. Dedicar tempo para refletir publicamente sobre o progresso da meta reforça sua importância.

Incentive a equipe: os indivíduos respondem a recompensas, seja essa recompensa como reconhecimento verbal ou um prêmio material. Os programas de reconhecimento de funcionários são uma ótima maneira de implementar incentivos justos e transparentes no ambiente de trabalho moderno.

Dessa forma você estará se comunicando e colaborando.
Artigo escrito por Sean Spicer

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